MAYE-EXPRESS

Manual de Operación

Guía completa para el uso del sistema administrativo de MAYE-EXPRESS

Manual de Operación - MAYE-EXPRESS

Índice

Introducción

Bienvenido al Manual de Operación de MAYE-EXPRESS. Este documento describe todas las funcionalidades del sistema administrativo para la gestión eficiente del negocio de alimentos frescos.

Acceso al Panel de Administración

Para acceder al panel administrativo:

  1. Inicia sesión con una cuenta de administrador
  2. Haz clic en tu perfil y selecciona "Panel Admin"
  3. Serás redirigido al dashboard administrativo

Dashboard Principal

El dashboard muestra un resumen ejecutivo de las operaciones del negocio en tiempo real.

Métricas Principales

Ventas:

  • Ventas del día actual
  • Ventas de la semana
  • Ventas del mes

Clientes:

  • Total de clientes activos en el sistema

Productos:

  • Total de productos activos en catálogo

Alertas y Notificaciones

El dashboard muestra alertas importantes:

  • Pagos Pendientes: Pedidos con transferencias sin confirmar
  • Entregas del Día: Pedidos programados para hoy

Estadísticas de Pedidos

  • Desglose por estado (Nuevo, En Proceso, Entregado, Pagado, Cancelado)
  • Distribución por método de pago

Pedidos Recientes

Lista de los 5 pedidos más recientes con acceso rápido a sus detalles.

Gestión de Pedidos

Visualización de Pedidos

La página de pedidos muestra todos los pedidos del sistema con:

  • Número de pedido
  • Cliente
  • Fecha de entrega
  • Estado actual
  • Total del pedido
  • Método de pago

Estados de Pedidos

  1. NEW (Nuevo): Pedido recién creado
  2. IN_PROGRESS (En Proceso): Pedido en preparación
  3. DELIVERED (Entregado): Pedido entregado al cliente
  4. PAID (Pagado): Pago confirmado
  5. CANCELLED (Cancelado): Pedido cancelado

Filtros Disponibles

  • Por estado
  • Por fecha de entrega
  • Por método de pago
  • Por zona de entrega

Acciones sobre Pedidos

Cambiar Estado:

  1. Selecciona un pedido
  2. Haz clic en "Cambiar Estado"
  3. Selecciona el nuevo estado
  4. Confirma el cambio

Marcar como Pagado:

  1. Abre los detalles del pedido
  2. Haz clic en "Marcar como Pagado"
  3. Se actualizará el estado de pago

Generar Ticket:

  • Imprime el ticket de preparación del pedido
  • Formato optimizado para impresoras térmicas (58mm o 80mm)

Ajustar Productos:

  • Modifica cantidades de productos en el pedido
  • Recalcula totales automáticamente
  • Útil para productos no disponibles o cambios de última hora

Nota: Los cambios en pedidos ya pagados pueden requerir ajustes de pago.

Gestión de Productos

Lista de Productos

Visualiza todos los productos con:

  • Imagen
  • Nombre
  • Categoría
  • Precio de venta
  • Precio de costo (solo admin)
  • Margen de ganancia
  • Estado (activo/inactivo)

Crear Nuevo Producto

  1. Haz clic en "Agregar Producto"
  2. Completa la información requerida:
    • Nombre: Nombre del producto
    • Categoría: Categoría a la que pertenece
    • Descripción: Descripción detallada
    • Precio de Venta: Precio al cliente
    • Precio de Costo: Costo de adquisición
    • Unidad de Venta: kg, pieza, paquete, etc.
    • Cantidad Mínima: Cantidad mínima de compra
    • Incremento: Paso de cantidad (ej: 0.5kg)
  3. Configura opciones avanzadas:
    • Proveedor principal
    • Stock mínimo
    • Días de vida útil
    • Tipo de almacenamiento (frío/ambiente)
  4. Haz clic en "Guardar"

Configuración de Precios

Modo de Precio:

  • Manual: Estableces el precio de venta directamente
  • Margen Automático: El sistema calcula el precio basado en costo + margen

Fórmula de Margen:

Precio de Venta = Precio de Costo × (1 + Margen %)

Ejemplo: Costo $100 + Margen 20% = Precio de Venta $120

Presentaciones Múltiples

Configura diferentes formas de venta para un mismo producto:

  • Por kilo
  • Por filete
  • Por pieza
  • Por paquete
  • Por bolsa
  • Por litro
  • Por envase

Cada presentación puede tener:

  • Cantidades mínimas diferentes
  • Incrementos personalizados
  • Precios específicos

Variantes de Producto

Crea variantes para productos con opciones (ej: cortes especiales):

  1. En la página del producto, ve a "Variantes"
  2. Haz clic en "Agregar Variante"
  3. Define:
    • Nombre de la variante
    • Precio específico
    • Disponibilidad
  4. Guarda los cambios

Productos Destacados

Marca productos como "destacados" para:

  • Aparecer en la página principal
  • Promocionar productos especiales
  • Destacar ofertas

Imágenes de Productos

Gestión de Imágenes:

  1. Ve a "Admin" > "Imágenes"
  2. Selecciona un producto
  3. Sube imágenes:
    • Imagen principal
    • Galería de imágenes adicionales
  4. Establece texto alternativo (SEO)

Recomendaciones:

  • Formato: JPG o PNG
  • Resolución mínima: 800x800px
  • Fondo blanco o transparente
  • Buena iluminación

Gestión de Proveedores

Lista de Proveedores

Visualiza información de todos los proveedores:

  • Nombre
  • Categorías que surte
  • Contacto
  • Días de entrega
  • Monto mínimo de pedido
  • Calificaciones (calidad y puntualidad)

Agregar Proveedor

  1. Haz clic en "Agregar Proveedor"
  2. Completa la información:
    • Nombre: Nombre del proveedor
    • Categorías: Qué categorías surte
    • Contacto: Nombre, teléfono, WhatsApp, email
    • Dirección: Ubicación del proveedor
    • Días de Entrega: Qué días entrega
    • Tiempo de Anticipación: Días de lead time
    • Hora Límite: Cutoff del proveedor (ej: 14:00)
    • Monto Mínimo: Compra mínima requerida
    • Términos de Pago: Condiciones de pago
  3. Guarda el proveedor

Calificación de Proveedores

Evalúa a tus proveedores en:

  • Calidad: 1-5 estrellas
  • Puntualidad: 1-5 estrellas

Esto ayuda a seleccionar los mejores proveedores automáticamente.

Vinculación Producto-Proveedor

Asigna proveedores a productos:

  1. Edita el producto
  2. Selecciona "Proveedor Principal"
  3. Define costo del proveedor
  4. Especifica unidad de compra y empaque

Órdenes de Compra

Sistema de Cutoff Automático

MAYE-EXPRESS genera órdenes de compra automáticamente en los siguientes horarios:

  • Lunes 13:00: Para entregas del martes
  • Miércoles 13:00: Para entregas del jueves

Visualización de Órdenes de Compra

Lista de todas las OCs con:

  • Número de OC
  • Proveedor
  • Fecha de emisión
  • Fecha de entrega esperada
  • Estado
  • Monto total

Estados de Órdenes de Compra

  1. PENDING (Pendiente): Generada, esperando envío
  2. SENT (Enviada): Enviada al proveedor
  3. RECEIVED (Recibida): Mercancía recibida
  4. CANCELLED (Cancelada): OC cancelada

Acciones sobre OCs

Enviar OC por Email:

  1. Abre la OC
  2. Haz clic en "Enviar por Email"
  3. El sistema envía automáticamente al proveedor

Recibir Mercancía:

  1. Abre la OC
  2. Verifica los productos recibidos
  3. Ajusta cantidades si hay diferencias
  4. Haz clic en "Confirmar Recepción"
  5. El inventario se actualiza automáticamente

Generar Lotes:

  • Al recibir mercancía, se crean lotes de inventario
  • Se registra fecha de caducidad
  • Se asigna código de lote

Configuración de Automatización

En "Configuración de OCs Automáticas" puedes ajustar:

  • Horarios de cutoff
  • Email de destino
  • Umbral mínimo de compra
  • Activar/desactivar automatización

Advertencia: Los cutoff son críticos. Asegúrate de que los horarios coincidan con los tiempos de tu operación.

Gestión de Inventario

Vista de Inventario

El inventario muestra:

  • On Hand: Stock físico disponible
  • Reservado: Stock comprometido en pedidos confirmados
  • Disponible: On Hand - Reservado
  • Ubicación en almacén

Movimientos de Inventario

Todos los movimientos se registran con:

  • Tipo (Entrada, Salida, Ajuste)
  • Cantidad
  • Referencia (OC, Pedido, Manual)
  • Fecha y hora
  • Usuario que realizó el movimiento

Gestión de Lotes

Ver Lotes:

  • Lista de lotes por producto
  • Fecha de recepción
  • Fecha de caducidad
  • Cantidad disponible
  • Proveedor de origen

Alertas de Caducidad:

  • El sistema alerta cuando productos están próximos a caducar
  • Configuración: 3 días antes por defecto

Ajustes de Inventario

Realizar Ajuste:

  1. Selecciona el producto
  2. Haz clic en "Ajustar Inventario"
  3. Selecciona el motivo:
    • Merma
    • Caducado
    • Conteo Físico
    • Daño
    • Donación
    • Otro
  4. Ingresa la cantidad (positiva para entrada, negativa para salida)
  5. Agrega notas explicativas
  6. Confirma el ajuste

Nota: Los ajustes de inventario deben realizarse con precaución y siempre documentarse.

Conteo Físico

Recomendaciones para conteo:

  1. Realiza conteos semanales
  2. Compara con el sistema
  3. Registra diferencias como ajustes
  4. Investiga discrepancias significativas

Gestión de Clientes

Información de Clientes

Visualiza:

  • Nombre completo
  • Email
  • Teléfono (si está registrado)
  • Fecha de registro
  • Total de pedidos entregados
  • Último pedido
  • Contador de lealtad (0-14)

Programa de Lealtad

Funcionamiento:

  • Por cada pedido entregado, el contador aumenta en 1
  • Al llegar a 14 pedidos, el cliente obtiene 40% de descuento en el siguiente
  • El descuento se aplica automáticamente en el checkout
  • El contador se reinicia después de usar el descuento

Ajuste Manual:

  • Puedes ajustar el contador manualmente si es necesario
  • Útil para correcciones o promociones especiales

Descuento de Cumpleaños

Configuración:

  • Los clientes registran su fecha de nacimiento
  • Automáticamente reciben 15% de descuento durante su semana de cumpleaños
  • El descuento se aplica de lunes a domingo de la semana del cumpleaños

Reglas:

  • No se combina con códigos promocionales (por defecto)
  • Se puede configurar si excluye o incluye el envío

Direcciones del Cliente

Cada cliente puede tener múltiples direcciones:

  • Casa
  • Trabajo
  • Otra

La dirección incluye:

  • Código postal (determina zona de entrega)
  • Calle, número exterior/interior
  • Colonia, municipio, ciudad, estado
  • Referencias de entrega

Notas del Cliente

Agrega notas administrativas sobre clientes:

  • Preferencias de entrega
  • Restricciones especiales
  • Historial de incidencias
  • Observaciones importantes

Entregas

Programación de Entregas

MAYE-EXPRESS opera con dos días de entrega:

  • Martes: Entregas normales
  • Jueves: Entregas express

Política de Tiempos

Lead Time: 3 días mínimos (configurable)

Ejemplo:

  • Pedido hecho lunes → Entrega jueves
  • Pedido hecho martes → Entrega viernes (siguiente semana)

Zonas de Entrega

SATELITE_EDOMEX:

  • Costo de envío: $100
  • Cobertura: Satélite y zona Estado de México

CDMX:

  • Costo de envío: $200
  • Cobertura: Ciudad de México

Envío Gratis:

  • Compras mayores a $450

Asignación Automática de Zona

El sistema asigna la zona automáticamente basándose en:

  • Código postal del cliente
  • Tabla de códigos postales por zona (configurable)

Capacidad Express

Configura la capacidad de entregas express por fecha:

  1. Ve a "Entregas"
  2. Selecciona "Capacidad Express"
  3. Establece límite de pedidos por fecha
  4. El sistema bloqueará nuevas entregas express al llegar al límite

Vista de Entregas

Filtrar por:

  • Fecha de entrega
  • Zona
  • Estado del pedido

Información Mostrada:

  • Cliente y dirección
  • Productos del pedido
  • Horario de entrega (si se especificó)
  • Teléfono de contacto
  • Instrucciones especiales

Impresión de Rutas

Genera reportes de entregas del día para los repartidores:

  1. Filtra por fecha y zona
  2. Haz clic en "Imprimir Rutas"
  3. Se genera un PDF con todos los pedidos

Finanzas

Dashboard Financiero

Visualiza:

  • Ingresos del mes
  • Gastos del mes
  • Balance neto
  • Tendencias de ventas

Registro de Gastos

Agregar Gasto:

  1. Haz clic en "Agregar Gasto"
  2. Completa:
    • Categoría (Operación, Proveedor, Marketing, Administrativo, Otro)
    • Descripción
    • Monto
    • Fecha
    • Método de pago
  3. Adjunta comprobante (opcional)
  4. Guarda el registro

Categorías de Gastos:

  • Operación: Gastos operativos diarios
  • Proveedor: Pagos a proveedores
  • Marketing: Publicidad y promoción
  • Administrativo: Servicios, software, oficina
  • Otro: Otros gastos diversos

Reportes de Pago

Pagos Recibidos:

  • Lista de todos los pagos confirmados
  • Filtrado por fecha, método, estado

Pagos Pendientes:

  • Pedidos con pago no confirmado
  • Alertas de seguimiento

Comprobantes de Transferencia:

  • Visualiza los comprobantes subidos por clientes
  • Valida y confirma pagos

Reconciliación

Recomendaciones:

  1. Revisa pagos pendientes diariamente
  2. Valida comprobantes de transferencia
  3. Marca como pagado una vez confirmado
  4. Registra todos los gastos oportunamente
  5. Realiza cierres de caja semanales

Incidencias

Registro de Incidencias

Las incidencias permiten documentar problemas operativos.

Tipos de Incidencias:

  1. PEDIDO_CANCELADO: Cliente cancela el pedido
  2. PRODUCTO_NO_DISPONIBLE: Producto sin stock
  3. ENTREGA_FALLIDA: No se pudo entregar
  4. PAGO_RECHAZADO: Pago no procesado
  5. RECLAMO_CALIDAD: Cliente reporta problema de calidad
  6. OTRO: Otras incidencias

Crear Incidencia

  1. Haz clic en "Registrar Incidencia"
  2. Selecciona:
    • Tipo de incidencia
    • Pedido relacionado (si aplica)
    • Producto relacionado (si aplica)
  3. Describe el problema
  4. Indica resolución aplicada
  5. Especifica si hubo reembolso
  6. Guarda la incidencia

Gestión de Incidencias

Estados:

  • Abierta: Incidencia activa
  • En Proceso: Se está resolviendo
  • Resuelta: Problema solucionado
  • Cerrada: Caso cerrado

Seguimiento:

  • Lista de todas las incidencias
  • Filtrado por estado, tipo, fecha
  • Historial completo

Análisis de Incidencias

Revisa periódicamente:

  • Tipos de incidencias más frecuentes
  • Productos con más problemas
  • Proveedores con más incidencias
  • Mejoras a implementar

Notificaciones

Sistema de Notificaciones

MAYE-EXPRESS notifica eventos importantes automáticamente.

Tipos de Notificaciones

Para Clientes:

  1. ORDER_CONFIRMATION: Pedido confirmado
  2. ORDER_DELIVERED: Pedido entregado
  3. PAYMENT_CONFIRMED: Pago confirmado
  4. ORDER_CANCELLED: Pedido cancelado

Para Administradores:

  1. ADMIN_NEW_ORDER: Nuevo pedido recibido
  2. ADMIN_LOW_STOCK: Stock bajo
  3. ADMIN_OUT_OF_STOCK: Producto sin stock
  4. ADMIN_TRANSFER_PROOF_UPLOADED: Comprobante subido
  5. ADMIN_ORDER_ADJUSTED: Pedido ajustado
  6. ADMIN_ORDER_CANCELLED: Pedido cancelado por cliente
  7. ADMIN_PAYMENT_FAILED: Pago fallido

Canales de Notificación

  • Push (Web/App): Notificaciones en navegador/app
  • Email: Correo electrónico
  • WhatsApp (próximamente): Mensajes de WhatsApp

Configuración de Notificaciones

Para Clientes:

  • Pueden configurar preferencias desde su perfil
  • Activar/desactivar tipos específicos

Para Administradores:

  1. Ve a "Admin" > "Notificaciones"
  2. Configura destinatarios administrativos
  3. Selecciona qué notificaciones quieres recibir
  4. Agrega emails adicionales para ciertos tipos (ej: nuevos pedidos)

Consultar Notificaciones

En la App:

  • Icono de campana en el header
  • Muestra contador de no leídas
  • Marca como leído al hacer clic

Historial:

  • Ve a "Admin" > "Notificaciones"
  • Visualiza todas las notificaciones enviadas
  • Filtra por tipo, destinatario, fecha

Configuración

Configuración General

Información de la Tienda:

  • Nombre: MAYE-EXPRESS
  • Teléfono de contacto
  • WhatsApp de contacto
  • Email de contacto

Datos Bancarios:

  • Nombre del banco
  • Titular de la cuenta
  • CLABE interbancaria
  • Instrucciones para transferencia

Configuración de Pedidos

Tiempos de Entrega:

  • Lead time mínimo: 3 días (por defecto)
  • Ventana de programación: 30 días

Programa de Lealtad:

  • Pedidos requeridos: 14 (por defecto)
  • Descuento del siguiente pedido: 40% (por defecto)

Configuración de Envíos

Costos de Envío:

  • Satélite/Edo. Méx: $100
  • CDMX: $200
  • Envío gratis: compras mayores a $450

Cobertura:

  • Texto de cobertura mostrado a clientes
  • Se puede personalizar

Configuración de Precios

Márgenes:

  • Margen por defecto: 20%
  • Se aplica a productos con precio automático

Incrementos y Mínimos:

  • Paso de peso por defecto: 0.5kg
  • Cantidad mínima por defecto: 0.5kg

Descuento de Cumpleaños

Activación:

  • Habilitar/deshabilitar descuento automático

Porcentaje:

  • Descuento por defecto: 15%

Regla de Aplicación:

  • Semana completa (lunes a domingo)
  • O 7 días desde el cumpleaños

Apilamiento:

  • Permitir combinar con códigos promo: Sí/No
  • Excluir envío del descuento: Sí/No

Mensaje:

  • Personaliza el mensaje mostrado en checkout

Códigos Promocionales

Crear Código:

  1. Ve a "Configuración" > "Códigos Promo"
  2. Haz clic en "Crear Código"
  3. Define:
    • Código único (letras mayúsculas)
    • Nombre descriptivo
    • Tipo de descuento (porcentaje o fijo)
    • Valor del descuento
    • Fechas de vigencia
    • Mínimo de compra
    • Límites de uso (total y por usuario)
  4. Configura elegibilidad:
    • Todos los usuarios o específicos
    • Categorías elegibles
    • Productos elegibles/excluidos
  5. Define si se puede combinar con otros descuentos
  6. Guarda el código

Gestión:

  • Activar/desactivar códigos
  • Ver usos y redenciones
  • Analizar efectividad

Configuración de Impresión

Ancho de Ticket:

  • 58mm: Impresoras térmicas pequeñas
  • 80mm: Impresoras térmicas estándar

Política de Privacidad

Contenido:

  • Habilitar/deshabilitar
  • Fecha de última actualización
  • Contenido en Markdown (fácil de editar)

Visualización:

  • Los clientes acceden desde su perfil
  • Formato profesional y legible

Zonas de Entrega por Código Postal

Gestión:

  1. Ve a "Configuración" > "Zonas de Entrega"
  2. Agrega códigos postales y asígnalos a zonas
  3. El sistema usa esta tabla para determinar costos de envío

Mejores Prácticas

Flujo Diario Recomendado

Mañana:

  1. Revisa el dashboard
  2. Verifica alertas de pagos pendientes
  3. Confirma entregas del día
  4. Revisa stock bajo

Durante el Día:

  1. Procesa nuevos pedidos
  2. Confirma pagos de transferencias
  3. Ajusta inventario según necesidades
  4. Responde a incidencias

Tarde:

  1. Prepara entregas del día siguiente
  2. Genera tickets de preparación
  3. Revisa órdenes de compra pendientes

Fin del Día:

  1. Cierre de caja (registra gastos)
  2. Revisa incidencias del día
  3. Planifica el día siguiente

Mantenimiento Semanal

  • Conteo físico de inventario
  • Reconciliación de pagos
  • Análisis de ventas
  • Revisión de proveedores
  • Actualización de precios (si es necesario)

Mantenimiento Mensual

  • Cierre contable
  • Análisis financiero completo
  • Revisión de productos (agregar/quitar)
  • Evaluación de proveedores
  • Análisis de incidencias
  • Planificación estratégica

Seguridad y Respaldo

  • Realiza respaldos periódicos (automáticos en Base44)
  • No compartas credenciales de admin
  • Revisa accesos de usuarios
  • Mantén actualizados datos de contacto

Soporte y Ayuda

Preguntas Frecuentes

¿Cómo cambio mi contraseña?

  • Ve a tu perfil > Configuración de Cuenta

¿Puedo tener múltiples administradores?

  • Sí, invita usuarios con rol "admin"

¿Cómo agrego nuevos productos masivamente?

  • Contacta soporte para importación de catálogo

¿El sistema calcula impuestos?

  • Los precios son finales, incluye impuestos en tus costos

Contacto de Soporte Técnico

Para soporte técnico de la plataforma Base44:

  • Documentación: docs.base44.com
  • Email: support@base44.com

Glosario

  • Cutoff: Hora límite para procesar pedidos
  • Lead Time: Tiempo de anticipación requerido
  • OC: Orden de Compra
  • SKU: Código de producto
  • Markup: Margen de ganancia
  • On Hand: Stock físico en almacén
  • Lote: Grupo de productos con misma fecha de caducidad

Última actualización: Febrero 2026 Versión: 1.0

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